Nicht alle Redakteure haben die Berechtigung Einträge in der Mitarbeiterdatenbank zu erstellen bzw. zu bearbeiten. Sollten Sie dieses Recht nicht haben, wenden Sie sich bitte an den entsprechenden Ansprechpartner Ihrer Fakultät oder nutzen Sie unseren Service-Desk.

In diesem Handbuch erfahren Sie, wie Sie Daten in der Mitarbeiterdatenbank bearbeiten können. Wenn Sie wissen möchten, welche Daten Sie eintragen können, klicken Sie hier.

1. Wählen Sie »einen neuen Mitarbeiter anlegen«.
2. Es öffnet sich ein Einstellungsfenster »Mitarbeiter anlegen«.
3. Tragen Sie im Feld »E-Mail« die @uni-jena.de Adresse des Mitarbeiters ein. Drücken Sie dann die Enter Taste oder klicken Sie neben das Feld.
   
   1. Wenn der Mitarbeiter im URZ gefunden wurde, sehen Sie in den Feldern »Vorname«, »Namenszusatz« und »Nachname« die Werte die im URZ hinterlegt sind.
4. Befüllen Sie nun die anderen Felder wie gewünscht.
   
   1. »Vorname», »Namenszusatz« und »Nachname« müssen nur befüllt werden, wenn diese von den Werten des URZ abweichen müssen.
   2. Titel
   3. E-Mail
   4. Friedolin (Hier können Sie einen Link zum Friedolin-Eintrag des Mitarbeiters hinterlegen.)
   5. Zuordnung Institution
5. Klicken Sie auf das »+«-Symbol bei »Zurdnung Institution« für folgende Angaben:
   1. Institution → wird eine Institution ausgewählt, öffnet sich das Feld Gebäude
   2. Gebäude → wird ein Gebäude ausgewählt, gibt es folgende zusätzliche Felder:
      1. Raum
      2. Telefontyp (Möglichkeiten »Telefonanlage« und »Freie Eingabe«)
      3. Telefon
      4. Fax
      5. Handy
      6. Alternative E-Mail (Wenn Sie eine alternative E-Mail-Adresse angeben, wird diese Adresse statt der Uni-Mail-Adresse im Kontaktblock und im Mitarbeiterverzeichnis angezeigt.)
      7. Funktion
      8. Sprechzeit
      9. Link zur Webseite (intern/extern)
      10. Link zum Service-Desk (intern/extern)

Nähere Informationen zu den möglichen Angaben finden Sie hier.

Wenn Sie eine Zuordnung Institution hinzugefügt haben, erscheint diese in dem Feld »Zuordnung Institution«. Rechts neben dem Namen der Institution gibt es zwei Buttons:

1. Stift-Symbol: Klick auf den Stift → Sie können Ihre bereits eingefügte Zuordnung Institution bearbeiten und Daten ändern.
2. Kreuz-Symbol: Klick auf das Kreuz → Die eingefügte Zuordnung Institution wird nach einer Bestätigungsnachfrage gelöscht. Vorsicht!

1. Wählen Sie im Drop-Down Menü »Einen existierenden Mitarbeiter bearbeiten«.
2. Es öffnet sich nun ein zusätzliches Feld »Suchbegriff«. Dort geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein, den Sie bearbeiten möchten, und klicken anschließend auf »Suchen«.
   
   
   
   
3. Nach erfolgreicher Suche werden Ihnen die zur Auswahl stehenden Mitarbeiter angezeigt. Klicken Sie neben dem gewünschten Mitarbeiter auf das Zahnrad, um ins Einstellungsmenü zu gelangen.
4. In diesem Einstellungsbereich können nun die entsprechenden Angaben geändert und mit Klick auf »Übernehmen« gespeichert werden. Folgende Angaben können geändert werden:
   1. Vorname
      • Wenn dieser Wert leer ist, wird er automatisch aus dem URZ bezogen.
   2. Namensprädikat
      • Wenn dieser Wert leer ist, wird er automatisch aus dem URZ bezogen.
   3. Nachname
      • Wenn dieser Wert leer ist, wird er automatisch aus dem URZ bezogen.
   4. Titel
   5. Friedolin (Hier können Sie einen Link zum Friedolin-Eintrag des Mitarbeiters hinterlegen.)
   6. Zuordnung Institution
      
      • Um eine existierende Zuordnung zu bearbeiten, klicken Sie auf den kleinen Stift bei dem entsprechenden Eintrag.
      • Um eine neue Zuordnung hinzuzufügen klicken Sie auf »+«.

1. Wählen Sie im Drop-Down-Menü »Mitarbeiter exportieren«.
2. Es öffnet sich automatisch ein Einstellungsmenü »Mitarbeiter exportieren«.
3. Geben Sie im Feld »E-Mail« die E-Mail Adresse ein, an die die Mitarbeiterdaten gesendet werden sollen, und wählen Sie im Feld »Institution« die gewünschte aus.

Die Mitarbeiterdatenbank kann in andere Sprachen übersetzt werden. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Flagge am rechten oberen Ende des Seitenbearbeitungsbereiches. Alle vom System vorgegebenen Begriffe werden dann automatisch übersetzt. Alle anderen Angaben müssen manuell übersetzt werden.

• Für den Datenexport sind die Daten in Excel zu importieren, da sonst einzelne Daten nicht richtig angezeigt werden könnten.

• Ein Mitarbeiter kann nicht aus der Mitarbeiterdatenbank gelöscht werden. Sobald Sie die Zuordnung zu einer Institution aufheben, wird der Mitarbeiter nicht mehr angezeigt.

• Sollte etwas unklar geblieben sein oder Sie noch Fragen haben bezüglich der Mitarbeiterdatenbank, melden Sie sich bitte über unser Service-Portal bei uns.