Zusammenfassung

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie Outlook im Fall Ihrer Abwesenheit einrichten können.


Diese Anleitung richtet sich besonders an folgende Zielgruppen: -Nicht zutreffende Zielgruppen bitte löschen-

  • Studierende
  • Zweit- und Gasthörende
  • Lehrende
  • Mitarbeitende
  • Einrichtungen und Gremien (z.B. Fachschaftsräte)
  • Arbeitsbereiche / Gruppen (z.B. Projekte)
  • Gäste der Friedrich-Schiller-Universität
  • alle sonstigen Zwecke

Voraussetzungen

  • ein aktives Nutzerkonto der Universität Jena 
  • Internetverbindung


Stellvertretung und Abwesenheitsnachricht setzen

Zugriffsrechte für Stellvertretung konfigurieren

1. Öffnen Sie das Programm Microsoft Outlook und stellen Sie sicher, dass Sie im gewünschten Postfach sind.

2. Danach öffnen Sie die Informationen unter der Registerkarte Datei.

3. Dort finden Sie den Punkt Zugriffsrechte für Stellvertretung unter den Kontoeinstellungen.

4. Im neuen Fenster fügen Sie die entsprechende Person ein und konfigurieren die Berrechtigungen.


Automatische Antwort

1. Öffnen Sie das Programm Microsoft Outlook und stellen Sie sicher, dass Sie im gewünschten Postfach sind.

2. Danach öffnen Sie die Informationen unter der Registerkarte Datei.

3. Dort gibt es den Punkt Automatische Antwort (Außer Haus)

4. Im neuen Fenster müssen folgende Punkte gemacht werden:

  • Automatische Antwort aktivieren
  • eventuell einen Zeitraum angeben
  • E-Mail Text für innerhalb und außerhalb der Organisation angeben



Falls das Einrichten einer automatischen Antwort über Outlook nicht funktionieren sollte, kann dies auch über Webmail bzw. OWA vollzogen werden.

Titel: "Outlook für Abwesenheit einrichten"

Stand: 01.01.2021




Summary

This article describes how to set up Outlook in case of your absence.


This guide is especially directed to the following target groups:

  • Teachers
  • Staff
  • Institutions and committees (e.g. student councils)
  • guests of the Friedrich Schiller University
  • all other purposes

Requirements

  • an active user account at the University of Jena
  • Internet connection


Set substitution and absence message

Configure access rights for deputie

1. Open Microsoft Outlook and make sure you are in the desired mailbox.

2. After that open the information under the File tab.

3. There you will find the item Access rights for deputy under the account settings.


4. In the new window, add the appropriate person and configure the permissions.

Automatic response

1. Open Microsoft Outlook and make sure you are in the desired mailbox.

2. After that open the information under the File tab.

3. There you will find the item Automatic reply (Out of office)

4. The following points must be done in the new window:

  • Enable automatic response
  • possibly specify a time period
  • Specify email text for inside and outside the organization



If setting up an automatic reply via Outlook does not work, this can also be done via webmail or OWA.


Titel: "Set up Outlook for absence"

Stand: 01.01.2021