Zusammenfassung

Eine digitale Signatur ist nicht mit einer Nachrichtensignatur gleichzusetzen. Eine Nachrichtensignatur ist eine anpassbare Grußformel. Mit einer digitalen Signatur wird der Nachricht hingegen ein eindeutiger Code hinzugefügt, der nur aus der digitalen Signatur im Besitz des wahren Absenders stammen kann. (Quelle: Mircosoft.com)

Mit einem digitalen Zertifikat kann eine Nachricht vor Manipulation geschützt und für noch mehr Datenschutz auch Ende-zu-Ende verschlüsselt werden.

Ein digitales Zertifikat, auch als digitale Signatur bezeichnet, ist vergleichbar mit einem Personalausweis und trägt dazu bei, die Identität im Internet nachzuweisen.

Diese Anleitung richtet sich besonders an folgende Zielgruppen:

  • Mitarbeitende
  • Mitarbeitende der Universitätsverwaltung
  • Studierende
  • IVV und AV
  • Sekretariate

Nach der Beantragung Ihres persönlichen Zertifikats bei HARICA (Mail/PDF) folgt die Installation des Zertifikats. Die Schritte zur Installation können Sie anhand der Anleitung auf dieser Seite nachvollziehen. 

Diese Form von Zertifikat eignet sich ausschließlich für einfache Signaturen für E-Mails.

Führen Sie diese Schritte nicht mehrfach aus!

Ein Zertifikat ist nicht austauschbar. Mails, welche mit einem Zertifikat verschlüsselt worden sind, können nur mit diesem wieder entschlüsselt werden. Verlieren Sie Ihr zuvor verwendetes Zertifikat, können Signaturen nicht mehr verifiziert und verschlüsselte Elemente nicht mehr entschlüsselt werden. Sichern Sie es daher auf Ihrem Home-Laufwerk oder auf einem verschlüsselten USB-Stick. Merken Sie sich Ihr vergebenes Passwort für das Zertifikat oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf.


Beachte: Für Die Einbindung des Zertifikats in Outlook müssen sie es vorher installiert haben. Folgen Sie hierzu folgender Anleitung: HARICA Zertifikat Installation (Windows)

Einbindung des Zertifikats in Outlook

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf "Datei".


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Wählen Sie nun links in der Leiste "Optionen" aus.


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Klicken Sie in dem neuen Fenster "Trust Center" an und dann "Einstellungen für das Trustcenter..."


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Im Trust-Center klicken Sie links in der Tabelle auf die Option "E-Mail-Sicherheit" und dann bei "Standardeinstellung:" auf den Button "Einstellungen...", wie im Bild dargestellt.


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Wählen Sie in dem neuen Fenster im Drop-Down-Menü die Option mit Ihrer Mail-Adresse und "Meine S/MIME-Einstellungen" aus und drücken anschließend auf "OK".


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Setzen Sie nun im Fenster ein Häkchen bei "Ausgehende Nachrichten digitale Signatur hinzufügen" und gehen Sie sicher, dass unter "Standardeinstellung:" Ihre Mail-Adresse vermerkt ist. Drücken Sie anschließend auf "OK" und schließen Sie das Fenster.


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Wenn Sie nun in Outlook eine Mail formulieren, können Sie diese digital Signieren. Wenn die Option "Signieren" ,wie im Bild zu sehen, im Fenster grau hinterlegt ist, wird die jeweilige Mail signiert. Mit einem Klick, lässt sich dies auch deaktivieren.


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Summary 

A digital signature is not the same as a message signature. A message signature is a customizable closing phrase. A digital signature, on the other hand, adds a unique code to the message that can only originate from the digital signature in the possession of the true sender (Source: Microsoft.com).

A digital certificate can protect a message from tampering and, for even greater data protection, can also enable end-to-end encryption.

A digital certificate, also referred to as digital signature, is comparable to an ID card and helps prove one’s identity on the internet.

This guide is aimed at the following target groups:

  • Students
  • Employees
  • Employees of the university administration
  • IT responsible person of an institution
  • Secretaries

After applying for your personal Certificate from HARICA (Mail/PDF), you will need to install the certificate. You can follow the installation steps in the instructions on this page. 

This type of certificate is only suitable for simple signatures for emails.

Do not perform these steps more than once!

A certificate is not interchangeable. Emails that were encrypted with a certificate can only be decrypted using the same certificate. If the certificate is lost, it will no longer be possible to verify signatures, and encrypted content can no longer be accessed. Therefore, make sure to save your certificate on your computer's home drive or on an encrypted USB stick. Also, make sure to remember the certificate password or store it in a safe place.



Please note: To integrate the certificate into Outlook, you must have to install it before. To do this, follow these instructions: HARICA Zertifikat Installation (Windows)


Integrating the Certificate into Outlook


Open Outlook and click on “File” in the top left corner.


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Now select “Options” from the menu on the left.


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In the new window, click on “Trust Center” and then “Trust Center Settings...”


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In the Trust Center, click on the “Email Security” option on the left side and then click on the “Settings...”-button under “Default setting:”, as shown in the image.


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In the new window, select the option with your email address and “My S/MIME settings” from the drop-down menu, then click “OK.”


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Now check the box “Add digital signature to outgoing messages” in the window and make sure that your email address is listed under “Default setting:”. Then click “OK” and close the window.


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When you write an email in Outlook, you can now sign it digitally. If the “Sign” option is grayed out in the window, as shown in the image, the email will be signed. This can also be deactivated with a single click.


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Titel: "HARICA Zertifikat Einbindung in Outlook"

Stand: 20.10.2025