Zusammenfassung

Eine digitale Signatur ist nicht mit einer Nachrichtensignatur gleichzusetzen. Eine Nachrichtensignatur ist eine anpassbare Grußformel. Mit einer digitalen Signatur wird der Nachricht hingegen ein eindeutiger Code hinzugefügt, der nur aus der digitalen Signatur im Besitz des wahren Absenders stammen kann. (Quelle: Mircosoft.com)

Mit einem digitalen Zertifikat kann eine Nachricht vor Manipulation geschützt und für noch mehr Datenschutz auch Ende-zu-Ende verschlüsselt werden.

Ein digitales Zertifikat, auch als digitale Signatur bezeichnet, ist vergleichbar mit einem Personalausweis und trägt dazu bei, die Identität im Internet nachzuweisen.

Diese Anleitung richtet sich besonders an folgende Zielgruppen:

  • Mitarbeitende
  • Mitarbeitende der Universitätsverwaltung
  • Studierende
  • IVV und AV
  • Sekretariate

Nach der Beantragung Ihres persönlichen Zertifikats bei HARICA (Mail/PDF) folgt die Installation des Zertifikats. Die Schritte zur Installation können Sie anhand der Anleitung auf dieser Seite nachvollziehen. 

Diese Form von Zertifikat eignet sich ausschließlich für einfache Signaturen für E-Mails.

Führen Sie diese Schritte nicht mehrfach aus!

Ein Zertifikat ist nicht austauschbar. Mails, welche mit einem Zertifikat verschlüsselt worden sind, können nur mit diesem wieder entschlüsselt werden. Verlieren Sie Ihr zuvor verwendetes Zertifikat, können Signaturen nicht mehr verifiziert und verschlüsselte Elemente nicht mehr entschlüsselt werden. Sichern Sie es daher auf Ihrem Home-Laufwerk oder auf einem verschlüsselten USB-Stick. Merken Sie sich Ihr vergebenes Passwort für das Zertifikat oder bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf.


1. Installation des Zertifikats

Im ersten Schritt der Installation können Sie festlegen, ob das Zertifikat für den aktuellen Benutzer oder für den lokalen Computer installiert werden soll. Wählen Sie den gewünschten Speicherort aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Weiter".


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


In der nächsten Abfrage können Sie festlegen, welches Zertifikat genau importiert werden soll. Wenn Sie bereits das richtige Zertifikat per Doppelklick geöffnet haben, überspringen Sie diesen Schritt und klicken Sie auf "Weiter".


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


In der folgenden Abfrage müssen Sie das zum Zertifikat zugehörige Kennwort/Passphrase, welches Sie bei der Beantragung verwendet haben eingeben und achten Sie darauf den Harken bei "Alle erweitereten Eigenschaften mit einbeziehen" zu setzen. 


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


Im folgenden Fenster können Sie das Häkchen bei der oberen Option gesetzt lassen und anschließend auf "Weiter" klicken.

2. Fertigstellen des Zertifikats

In diesem Schritt werden Ihnen die Einstellungen angezeigt, die Sie in den vorherigen Schritten vorgenommen haben. Um das Zertifikat abzuschließen, klicken Sie auf "Fertig stellen". Sollten die Angaben nicht korrekt sein, wählen Sie "Abbrechen" und wiederholen Sie den Vorgang.


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Als nächstes wird Ihnen eine Sicherheitswarnung angezeigt. Wenn Sie das Zertifikat wie in der Anleitung aus dem Wiki erzeugt und heruntergeladen haben, können Sie einfach auf "Ja" klicken.


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


Wenn Sie alle Schritte erfolgreich durchgeführt haben und die Meldung "Der Importvorgang war erfolgreich" erscheint, wurde das Zertifikat erfolgreich installiert. Das heruntergeladene Zertifikat kann nun verwendet werden und steht Ihnen zur Verfügung.


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


3. Einbindung des Zertifikats in Outlook


Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf "Datei".


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


Wählen Sie nun links in der Leiste "Optionen" aus.


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


Klicken Sie in dem neuen Fenster "Trust Center" an und dann "Einstellungen für das Trustcenter..."


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


Im Trust-Center klicken Sie links in der Tabelle auf die Option "E-Mail-Sicherheit" und dann bei "Standradeinstellung:" auf den Button "Einstellungen...", wie im Bild dargestellt.


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


Wählen Sie in dem neuen Fenster im Drop-Down-Menü die Option mit Ihrer Mail-Adresse und "Meine S/MIME-Einstellungen" aus und drücken anschließend auf "OK".


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


Setzen Sie nun im Fenster ein Häkchen bei "Ausgehende Nachrichten digitale Signatur hinzufügen" und gehen Sie sicher, dass unter "Standardeinstellung:" Ihre Mail-Adresse vermerkt ist. Drücken Sie anschließend auf "OK" und schließen Sie das Fenster.


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


Wenn Sie nun in Outlook eine Mail formulieren, können Sie diese digital Signieren. Wenn die Option "Signieren" ,wie im Bild zu sehen, im Fenster grau hinterlegt ist, wird die jeweilige Mail signiert. Mit einem Klick, lässt sich dies auch deaktivieren.


(zum Vergrößern auf das Bild klicken)


Summary 

A digital signature is not the same as a message signature. A message signature is a customizable closing phrase. A digital signature, on the other hand, adds a unique code to the message that can only originate from the digital signature in the possession of the true sender (Source: Microsoft.com).

A digital certificate can protect a message from tampering and, for even greater data protection, can also enable end-to-end encryption.

A digital certificate, also referred to as digital signature, is comparable to an ID card and helps prove one’s identity on the internet.

This guide is aimed at the following target groups:

  • Students
  • Employees
  • Employees of the university administration
  • IT responsible person of an institution
  • Secretaries

After applying for your personal Certificate from HARICA (Mail/PDF), you will need to install the certificate. You can follow the installation steps in the instructions on this page. 

This type of certificate is only suitable for simple signatures for emails.

Do not perform these steps more than once!

A certificate is not interchangeable. Emails that were encrypted with a certificate can only be decrypted using the same certificate. If the certificate is lost, it will no longer be possible to verify signatures, and encrypted content can no longer be accessed. Therefore, make sure to save your certificate on your computer's home drive or on an encrypted USB stick. Also, make sure to remember the certificate password or store it in a safe place.


1. Installation of the Certificate

In the first step of the installation, you can specify whether the certificate should be installed for the current user or for the local computer. Select the desired storage location and confirm your selection with “Next”.


(Click to enlarge the picture)


In the next query, you can specify exactly which certificate should be imported. If you have already opened the correct certificate by double-clicking on it, skip this step and click “Next”.


(Click to enlarge the picture)


In the following window, enter the password/passphrase associated with the certificate that you used when applying, and make sure to check the box next to “Alle erweitereten Eigenschaften mit einbeziehen/Include all advanced properties.”


(Click to enlarge the picture)

In the following window, you can leave the check mark next to the top option and then click “Next”.


(Click to enlarge the picture)

2. Finalising the Certificate

This step shows you the settings you made in the previous steps. To complete the certificate, click “Finish/Fertig stellen”. If the information is incorrect, select “Cancel” and repeat the process.


(Click to enlarge the picture)

Next, a security warning will be displayed. If you have generated and downloaded the certificate as described in the wiki instructions, you can simply click “Yes”.


(Click to enlarge the picture)

If you have successfully completed all steps and the message “The import process was successful” appears, the certificate has been successfully installed. The downloaded certificate can now be used and is available to you.


(Click to enlarge the picture)

3. Einbindung des Zertifikats in Outlook


Open Outlook and click on “File” in the top left corner.


(Click to enlarge the picture)


Now select “Options” from the menu on the left.


(Click to enlarge the picture)


In the new window, click on “Trust Center” and then “Trust Center Settings...”


(Click to enlarge the picture)


In the Trust Center, click on the “Email Security” option on the left side and then click on the “Settings...”-button under “Default setting:”, as shown in the image.


(Click to enlarge the picture)


In the new window, select the option with your email address and “My S/MIME settings” from the drop-down menu, then click “OK.”


(Click to enlarge the picture)


Now check the box “Add digital signature to outgoing messages” in the window and make sure that your email address is listed under “Default setting:”. Then click “OK” and close the window.


(Click to enlarge the picture)


When you write an email in Outlook, you can now sign it digitally. If the “Sign” option is grayed out in the window, as shown in the image, the email will be signed. This can also be deactivated with a single click.


(Click to enlarge the picture)



Titel: "HARICA Zertifikat Installation in Windows"

Stand: 20.10.2025