Zusammenfassung

Hier sind häufig gestellte Fragen rund um Microsoft 365 zu finden.


Diese Anleitung richtet sich besonders an folgende Zielgruppen: -Nicht zutreffende Zielgruppen bitte löschen-

  • Mitarbeitende
  • immatrikulierte Studierende


Inhalt



Wer kann sich über die Universität für Microsoft 365 anmelden?

Alle Mitarbeitende und Studierende. Wenn Sie nicht sicher sind, wenden Sie sich an den IT-Service der Universität.

Wo kann ich Microsoft 365 herunterladen?

Die Microsoft 365-Produkte können über das Microsoft-Portal heruntergeladen werden.
Um sich dort anmelden zu können, müssen Sie sich zunächst über unsere Portalseite für Microsoft 365 registrieren.

Wie kann ich mich für Microsoft 365 registrieren?

Dazu müssen Sie sich zunächst unter portal.uni-jena.de einloggen und im vertikalen Menü links den Menüpunkt "Microsoft" auswählen.
Sie erhalten dann ein Login per E-Mail, mit dem Sie sich unter https://login.microsoftonline.com/login.srf einloggen können.

Wie viele Lizenzen können gleichzeitig genutzt werden?

Mit Microsoft 365 können Sie Office auf allen ihren Geräten installieren und auf fünf Geräten gleichzeitig an Office angemeldet sein.

Welche Plattformen/Betriebssysteme werden unterstützt?

Für Personal Computer werden die aktuellen Windows- und MacOS-Varianten unterstützt.
Für Smartphones mit aktuellen Versionen der Betriebssysteme iOS und Android ist Microsoft 365 in einer eingeschränkten Version verfügbar.

Ist für die Nutzung von Microsoft 365 eine Internetverbindung erforderlich?

Für die Installation und Registrierung von Microsoft 365 ist eine Internetverbindung erforderlich. Danach können Sie Microsoft 365 offline nutzen. Wenn Sie mit Ihrem Gerät längere Zeit nicht mit dem Internet verbunden waren, kann Microsoft 365 in einen Modus mit eingeschränkter Funktionalität wechseln. Um das Problem selbst zu beheben, müssen Sie lediglich eine Internetverbindung herstellen, und die volle Funktionalität sollte wiederhergestellt werden. Danach ist Microsoft 365 auch ohne Internetverbindung wieder voll nutzbar.

Welche Datenschutzaspekte müssen bei der Nutzung von Microsoft 365 beachtet werden?

Ihre Zugehörigkeit zur Universität Jena, einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse, wird an die Technische Universität Ilmenau übertragen, die dafür sorgt, dass Microsoft 365 zentral für alle Thüringer Hochschulen angeschafft wird und die Daten an Microsoft weiterleitet. Wenn Sie sich dafür interessieren, wie Microsoft mit Ihren Daten umgeht, insbesondere mit Ihren Daten in der OneDrive Cloud, wenden Sie sich bitte direkt an Microsoft.

Warum wurde mein Konto gesperrt?

Wenn wir keine Informationen mehr über Ihre Immatrikulation haben, sind Sie nicht mehr berechtigt, Microsoft 365 zu nutzen. Dies gilt auch für Mitarbeiter. Ihre Berechtigung zur Nutzung von Microsoft 365 endet mit Ihrem Arbeitsverhältnis oder Exmatrikulation. Wenn Sie konkrete Fragen haben oder individuelle Probleme auftreten, können Sie sich an den IT-Service wenden.

Es ist auch möglich, dass Sie Ihr Konto nach der Anmeldung manuell deaktiviert haben. Um dieses Problem zu beheben, öffnen Sie ein beliebiges Microsoft-365-Office-Programm. Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen in der oberen rechten Ecke, wählen Sie "Anmelden" und melden Sie sich mit Ihrer Universitäts-E-Mail-Adresse und Ihrem selbst gewählten Passwort erneut an.

Ich habe mein Passwort vergessen. Wie erhalte ich ein neues Passwort?

Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, hängt die Lösung davon ab, ob es sich um das Kennwort Ihrer Hochschulanmeldung oder um das Kennwort handelt, mit dem Sie sich beim Microsoft-Portal anmelden. Im ersten Fall wenden Sie sich bitte an den IT-Service (Ernst-Abbe-Platz 4, Raum 1209), um ein neues Passwort zu erhalten. Das MS-Portal-Passwort kann zurückgesetzt werden, indem Sie sich auf dieser Seite https://portal.uni-jena.de/ mit Ihrem Universitätslogin anmelden und ein neues Passwort über den Reiter "Microsoft" anfordern. Anschließend wird Ihnen ein neu generiertes Passwort per E-Mail zugeschickt.

Was passiert, wenn ich mein Gerät im Microsoft 365 Portal deaktiviere?

Diese Funktion ist nur für den unbefugten Zugriff auf das Gerät im Falle eines Diebstahls gedacht und kann von Ihnen nicht rückgängig gemacht werden. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das IT-Servicecenter.

Wie deinstalliere ich Microsoft 365 von meinem Gerät?

Entfernen Sie die Software auf dem für Ihr Betriebssystem üblichen Weg. Sie können sich vorher aus den Microsoft 365 Apps abmelden.

Ich bin am Universitätsklinikum angestellt oder promoviere, bin aber nicht immatrikuliert, habe ich Anspruch auf die Microsoft-365-Lizenz?

Nein, aufgrund des aktuellen Microsoft-Mandanten der Thüringer Hochschulen kann Microsoft 365 nur für Beschäftigte und Studierende zur Verfügung gestellt werden.

Gibt es Alternativen zu Microsoft 365?

Ja, die gibt es. Allerdings ist mit kleinen bis großen Einschränkungen zu rechnen, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit anderen Personen, die Microsoft 365 nutzen.
Eine bekannte Alternative ist LibreOffice. LibreOffice ist als Open-Source-Alternative zum Microsoft Office-Paket gedacht und kann daher kostenlos genutzt werden. Der Funktionsumfang ist ähnlich. Nach unserem derzeitigen Kenntnisstand gibt es nur wenige Einschränkungen.

Titel: "Microsoft 365 — FAQ"

Stand: 06.02.2023




Summary

Frequently asked questions about Microsoft 365.


This guide is especially aimed at the following target groups:

  • Employees
  • enrolled students


Content

Who can register for Microsoft 365 through the University?

All employees and students. If unsure of your role, contact University’s IT-Service.

How can I register for Microsoft 365?

To do this, you must first log in at portal.uni-jena.de and select the menu item "Microsoft" in the vertical menu on the left.
You will then receive a login via email, which you can use to log in at https://login.microsoftonline.com/login.srf.

Who can sign up for Microsoft 365 through the University?

All employees and students. If you are not sure, contact the university's IT service.

Where can I download Microsoft 365?

The Microsoft 365 products can be downloaded from the Microsoft portal.
To be able to log in there, you must first register for Microsoft 365 via our Portal page.

How many licenses can be used at the same time?

You can use Microsoft 365 on five different devices. It does not matter whether the purpose of use is private or business.

Which platforms/operating systems are supported?

For personal computers, current Windows and MacOS variants are supported.

Microsoft 365 is available in a limited version for smartphones with current versions of the iOS and Android operating systems.

Is an Internet connection required to use Microsoft 365?

An Internet connection is required when installing and registering Microsoft 365. Afterwards you can use Microsoft 365 offline.

If you have not been connected to the Internet with your device for a longer period of time, Microsoft 365 may switch to a mode with limited functionality. To solve the problem yourself, you simply need to connect to the Internet and full functionality should be restored. Afterwards, Microsoft 365 will be fully usable again without an Internet connection.

What data protection aspects must be taken into account when using Microsoft 365?

Your affiliation with the University of Jena, including your email address, will be transferred to the Ilmenau University of Technology, which ensures that Microsoft 365 is purchased centrally for all universities in Thuringia and forwards the data to Microsoft. If you are interested in how Microsoft handles your data, especially your data in the OneDrive Cloud, please contact Microsoft directly.

Why has my account been suspended?

If we no longer have information about your enrolment, you will no longer be eligible to use Microsoft 365. This also applies to employees. Your eligibility to use Microsoft 365 ends with your employment. If you have specific questions or encounter individual problems, you can contact the IT-Service.

Also, it is possible that you have manually deactivated your account after logging in. To fix this problem, open any Microsoft 365 programme. Click on your username in the upper right corner, select “Log in” and log in again with your university email address and your self-selected password.

I have forgotten my password. How do I get a new password?

If you have forgotten your password, the solution depends on whether it is the password of your university login or the password with which you log in to the Microsoft Portal. In the case of the former, contact the IT Service (Ernst-Abbe-Platz 4, Room 1209) to obtain a new password. The MS Portal password can be reset by logging into this page https://portal.uni-jena.de/ with your university login and requesting a new password under "Microsoft". Afterwards, a newly generated password will be emailed to you.

What will happen if I deactivate my device in the Microsoft 365 portal?

This function is only intended for unauthorized access to the device in the event of theft and cannot be undone for you. Contact the IT service center if you have any questions.

How do I uninstall Microsoft 365 from my device?

Remove the software via the usual way for your operating system. You can log out from Microsoft 365 Apps beforehand.

I am employed at the University Hospital or am doing my doctorate, but am not immatriculated, am I eligible for the Microsoft 365 license?

No, due to the current Microsoft tenant of the Thuringian universities, Microsoft 365 can only be made available to employees and students.

Are there alternatives to Microsoft 365?

Yes, there are. However, small to large restrictions are to be expected, especially when collaborating with other people who use Microsoft 365.

A well-known alternative is LibreOffice. LibreOffice is intended as an open source alternative to the Microsoft 365 package and can therefore be used free of charge. The range of functions is similar. According to our current knowledge, there are only a few restrictions.

Title: "Microsoft 365 — FAQ"

edited: 06/02/2023