Zusammenfassung

Der Artikel bietet einen praxisorientierten Gesamtüberblick: Er verknüpft die zentralen DSGVO-Grundsätze (u. a. Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und die Prinzipien Zweckbindung, Datensparsamkeit, Speicherbegrenzung) mit einem Muster-Datenschutzhinweis für LimeSurvey-Umfragen, der sämtliche Pflichtangaben nach Art. 13 DSGVO schematisch aufführt. 

Auf dieser Seiten finden Sie die Basisinformationen zu folgenden Themen: 

Diese Anleitung richtet sich besonders an folgende Zielgruppen: -Nicht zutreffende Zielgruppen bitte löschen-

  • Studierende
  • Mitarbeitende
  • Gäste der Friedrich-Schiller-Universität
  • alle sonstigen Zwecke

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt klare Regeln für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten fest. Auch wenn kein Personenbezug direkt durch die Umfrage entsteht, fällt der Vorgang der anonymisierten Datenerhebung unter die Vorgaben der DSGVO, so dass eine Einwilligung und ein entsprechender Datenschutzhinweis notwendig sind.

Bei Nutzung von LimeSurvey muss die Umfragen-Erstellerin/der Umfragen-Ersteller sicherstellen, dass nur die unbedingt erforderlichen Daten erhoben werden (Datensparsamkeit) und der Zweck der Datenerhebung klar definiert ist (Zweckbindung). Daten wie Name oder E-Mail-Adresse sollten nur von den Teilnehmenden erfragt werden, wenn sie für den Umfragezweck zwingend erforderlich sind.

Hinweis zur Rechtsgrundlage bei Online-Umfragen: Die Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf einer entsprechenden Rechtsgrundlage. Bei Umfragen ist dies die aktive und informierte Einwilligung (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) der Teilnehmenden. Bevor Sie personenbezogene Daten erheben, müssen Sie also die ausdrückliche Einwilligung der Teilnehmenden einholen. Bei Online-Befragungen liegt diese vor, wenn die Teilnahme durch eine aktive und freiwillige Handlung erfolgt, wie dem Drücken des Buttons zum Starten der Befragung.

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen vor Start der Umfrage transparent über den Zweck der Befragung, die Dauer der Datenspeicherung und ihre Rechte (z. B. Auskunft, Löschung) informiert werden. Daher ist es sinnvoll (und rechtlich zwingend erforderlich), den Teilnehmenden vor Beginn der Umfrage folgende Informationen auf der Startseite zur Verfügung zu stellen: Die folgende Tabelle dient der Orientierung und muss durch spezifische Angaben ergänzt werden.

 

Informationen zur Umfrage

Erläutern Sie in einfacher und leicht verständlicher Sprache: wer Sie sind, welchem Zweck die Umfrage dient, wie die Daten erhoben und wie lange sie genutzt werden. 

Hinweis zum Datenschutz

Folgende Informationen müssen in dem Datenschutzhinweis enthalten sein und werden mit diesem Musterhinweis für die Online-Befragung mittels LimeSurvey zur Verfügung gestellt:

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena (FSU) verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Befragung über die On-Premise-betriebene Anwendung "LimeSurvey". Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dieser Befragung informieren.

Name und Kontaktdaten der für die Verarbeitung Verantwortlichen

Friedrich-Schiller-Universität Jena

Fürstengraben 1, 07743 Jena

vertreten durch den Präsidenten

E-Mail: praesident@uni-jena.de


Ansprechpartner intern:

Setzen Sie hier die Kontaktdaten der Arbeitsgruppe oder Einrichtung ein, es ist kein Name einer Person erforderlich. 

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Friedrich-Schiller-Universität Jena

Fürstengraben 1, 07743 Jena

Telefon: 03641-9 401603

E-Mail: datenschutz@uni-jena.de

Zwei und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

a) Verarbeitungszwecke

Es werden folgende personenbezogene Daten erhoben: (bzw. Verweis auf eine anonymisierte Datenerhebung ohne Personenbezug)

  • …
  • …

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zwecke der … (führen Sie hier kurz aus, wofür die Daten erhoben  werden) 

b) Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen zu den vorgenannten Zwecken ist die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO ist eine Einwilligung jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist. Wenn Sie an der Befragung teilnehmen, gehen wir davon aus, dass Sie hiermit eine eindeutige bestätigende Handlung in diesem Sinne vornehmen. 

Die Einwilligung zur Datenverarbeitung kann jederzeit widerrufen werden, bitte wenden Sie sich zu diesem Zweck an (Kontaktperson, i.d.R. umfrageherstellende Person). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Nach Eingabe der Daten durch die Teilnehmenden werden diese in der On-Premise-betriebenen Anwendung LimeSurvey zum Zwecke der Zusammenstellung der Datensätze verarbeitet. Alle eingegebenen Daten werden auf einem gesicherten Server des Universitätsrechenzentrums der Friedrich-Schiller-Universität Jena gespeichert. 

Sollten die personenbezogenen Daten an Dritte, bzw. Kooperationspartner weitergegeben werden, benennen Sie diese hier. Planen Sie die Umfrage-Ergebnisse im Rahmen einer Forschungsarbeit in aggregierter oder anonymisierter wiese zu publizieren, erwähnen Sie diese ebenfalls hier. 

Speicherdauer 

Personenbezogene Daten, die sich im Rahmen dieser Online-Umfrage ergeben, werden solange gespeichert, wie dies für die Verfolgung der oben genannten Zwecke erforderlich ist und anschließend den Vorgaben der DSGVO entsprechend gelöscht. Dies erfolgt nach… (Geben Sie die Speicherdauer oder die Kriterien für die Löschung an). 

Bitte beachten Sie, dass das Prinzip der Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e) DSGVO für Datenverarbeitungen zu wissenschaftlichen Zwecken nur eingeschränkt gilt. (Sie müssen diesen Hinweis nicht mit aufnehmen, wenn Ihre Umfrage nicht wissenschaftlich ist)


Im LimeSurvey werden die erstellten Umfragen (inkl. deren Ergebnisse) 6 Monate nach deren Ablaufdatum systemseitig gelöscht

Rechte der Teilnehmenden 

Als Betroffene/r einer Datenverarbeitung haben Sie die nachfolgend aufgeführten, gesetzlichen Rechte.

a) Auskunftsrecht der betroffenen Person (Art. 15 DSGVO)

b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

f) Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

g) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zu beachten ist, dass nur das Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) voraussetzungslos gewährt werden. Die weiteren Rechte können nur unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen geltend gemacht werden.

Zur Ausübung der genannten Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte. Zur Ausübung Ihres Beschwerderechts können Sie sich z. B. an die für die FSU zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Dies ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.

Titel: "Datenschutz bei Online-Umfragen"

Stand: 25.06.2025