Das Personal- und Organisationsmanagement erstreckt sich vom Bewerbermanagement, über die Verwaltung von Mitarbeitenden und deren Abrechnung bis hin zur Abbildung der Organisationen mit deren individuellen Prozessen. Viele Aspekte der täglichen Arbeit werden dabei digital unterstützt.  

Neben On-Prem-betriebenen Systemen, werden BITE (Bewerbermanagement) und BIC (Prozessmanagement) als Software-as-a-Service in der Cloud betrieben. Alle Systemeinstellungen oder -konfigurationen werden entsprechend der Vorgaben der Fachabteilungen vorgenommen. 


Anwendungsszenarien

Aktuell werden folgende Systeme für jeweils eigene Anwendungszwecke betreut:


Hinweise zur Nutzung und Konfiguration

BITE - Bewerbungsmanagement

Der IT-Service "Bewerbungsmanagement" begleitet bei der digitalen Verwaltung und Optimierung des Bewerbungsprozesses. Von der Stellenausschreibung über den Eingang von Bewerbungen bis hin zur Auswahl und Kommunikation mit Bewerbern werden alle Schritte zentral über ein Bewerbermanagementsystem gesteuert. Dies ermöglicht eine strukturierte Erfassung und Auswertung von Bewerbungsunterlagen, vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Fachabteilungen und sorgt für einen transparenten Prozessablauf. Zudem können durch automatisierte Benachrichtigungen und Terminvereinbarungen zeitaufwändige manuelle Aufgaben reduziert werden, wodurch der Recruiting-Prozess effizienter und professioneller wird.  

Zugang


SAP HCM - Personalmanagement

Der IT-Service "Personalmanagement" unterstützt bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Stellenplänen. Er ermöglicht die digitale Erfassung, Pflege und Auswertung von Personaldaten. Zudem können Stellenpläne erstellt, besetzte und offene Positionen verwaltet sowie Veränderungen in der Personalstruktur nachvollzogen werden. Durch Automatisierungen werden Prozesse transparenter und aktueller, sodass eine gezieltere Personalplanung und bessere Abstimmung von Ressourcen und Stellenanforderungen.

Zugang

  • Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Remote App (GUI) nach Beantragung: URZ Service Desk
  • Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Webanwendung (Fiori) nach Beantragung: Service Desk SAP
  • Für Beschäftige: SAP-System

SAP OM - Organisationsmanagement

Mit Hilfe des IT-Service "Organisationsmanagement" kann die Struktur der Universität digital nachgebildet werden. Hierfür stehen verschiedene Organisationsobjekte zur Verfügung, sodass die Beziehung zu einander transparent dargestellt wird. Auch einzelne Mitarbeiter sind so konkrete mit ihren Verantwortlichkeiten hinterlegbar. 

Zugang

  • Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Remote App (GUI) nach Beantragung: URZ Service Desk
  • Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Webanwendung (Fiori) nach Beantragung: Service Desk SAP
  • Für Beschäftige: SAP-System

SAP FI-TV - Reisemanagement

Der IT-Service "Reisemanagement" erleichtert die Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen. Über eine zentrale Plattform können Mitarbeitende Reiseanträge stellen, Genehmigungen einholen und Reisekostenabrechnungen im Rahmen von vorkonfigurierten Workflows einreichen. Der Service unterstützt dabei, interne Richtlinien und Vorgaben zu berücksichtigen.

Zugang

  • Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Remote App (GUI) nach Beantragung: URZ Service Desk
  • Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Webanwendung (Fiori) nach Beantragung: Service Desk SAP
  • Für Beschäftige: SAP-System



Sage - Personalabrechnung

Der IT-Service "Personalabrechnung" sorgt für eine automatisierte und effiziente Abwicklung von Gehaltsabrechnungen. Dabei stehen zahlreiche Funktionen wie die Berechnung von Gehältern unter Berücksichtigung von Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und Zuschlägen zur Verfügung. Der Service stellt zudem alle notwendigen Abrechnungsdokumente bereit und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Zugang

  • Berechtigte Beschäftigte erhalten Zugriff auf Remote App nach Beantragung über URZ Service Desk

BIC - Prozessmanagement

Mit Hilfe des IT-Service "Prozessmanagement" können Prozesse dokumentiert und transparent abgebildet werden. 


Zugang



Verantwortlichkeiten

Wir bieten Ihnen für On-Prem-betriebene Dienste:

  • Unterstützung der Anwender im Arbeitsalltag und Hilfe bei Fragen sowie Veröffentlichung von Anleitungen zur Softwarenutzung 
  • Sicherstellung eines angepassten Berechtigungsmanagements (unter Berücksichtigung der allgemein-gültigen Standards z. B. vom BSI)
  • Weiterentwicklung und anforderungsgerechte Bereitstellung von Standardsoftware
  • Regelmäßige Aktualisierung der Softwareversion sowie Sicherstellung der zentralen Anforderungen (z. B. aus dem Bereich IT-Sicherheit)
  • Begleitung bei Testaktivitäten, Unterstützung bei Freigabe- und Abnahmeprozessen

Wir bieten Ihnen für Cloud-Dienste:

  • Unterstützung der Anwender im Arbeitsalltag und Hilfe bei Fragen sowie Veröffentlichung von Anleitungen zur Softwarenutzung 
  • Sicherstellung eines angepassten Berechtigungsmanagements (unter Berücksichtigung der allgemein-gültigen Standards z. B. vom BSI)
  • Weiterentwicklung und anforderungsgerechte Bereitstellung von Standardsoftware

Bitte beachten Sie:

  • Nutzende sind für ihre eingestellten Inhalte und die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Regelungen (Urheberrecht, Datenschutz, etc.) sowie der jeweiligen Nutzungs- und ggf. Lizenzbedingungen verantwortlich.

Nutzerdaten

Sicherung und Wiederherstellung

  • Hinterlegte Informationen werden regelmäßig auf Backup-Servern gesichert.

weitere Informationen hierzu finden Sie unter Hinweise zur Nutzung und Konfiguration.

Datenschutz und Informationssicherheit

Alle personenbezogenen Daten verbleiben in den Grundfunktionalitäten auf den Servern der Friedrich-Schiller-Universität; für die eingesetzten Plugins gelten die jeweiligen Systembeschreibungen. Der Abruf erfolgt über eine verschlüsselte Verbindungen.

Lebenszyklus von Inhalten

  • Löschungen von Datensätzen können von den Verantwortlichen bzw. Fachadministratoren vorgenommen werden. 
  • Scheidet ein/e Nutzende*r aus, werden grundsätzlich die Nutzerdaten nach entsprechender Nachlaufzeit entsprechend des Nutzerlebenszyklus anonymisiert. Folgende Festlegungen gelten für BIC und BITE als Spezialsoftware für einzelne Fachbereiche: 
    • BIC-Nutzende werden namentlich benannt und anschließend manuell angelegt. Lösungen können nur von den benannten Verantwortlichen vorgenommen werden.
    • Details zu BITE sind hier vermerkt.



Hilfe und Support

Onlineanfragen: Hier geht's zum URZ Service Desk

Betriebs- und Servicezeiten

  • Betriebszeiten: 24 x 7 x 365

  • Servicezeiten: Mo. – Do. 8:30-15:00 Uhr, Fr. 8:30-13:00 Uhr

  • Wartungsfester: anstehende Wartungen werden rechtzeitig bekannt gegeben




Titel: "Personal- und Organisationsmanagement"

Stand: 11.06.2021