Das Tutorial richtet sich an Benutzer, die in ihrer Funktion als Chat-Agent die eingehenden Anfragen des kleinen »Chat-Buttons« auf den CMS-Seiten beantworten.
Es werden dabei nur die Funktionen der Benutzeroberfläche des Chat-Server (Rocket-Chat) vorgestellt.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
1.1. Registrierung
1.2. Anmeldung
2. Profileinstellungen
2.1. Status
2.2. Mein Konto
3. Aktionsmenü
4. Omnichannel
4.1. Livechat-Status
4.2. Contact-Center
4.3. Eingehende Livechats
5. Kanäle und Gruppen
6. Bekannte Probleme und Bugs
Unter der URL https://livechat.uni-jena.de/ können Sie sich als Benutzer mit ihrem URZ-Login am Chat-Server registrieren.
Wenn Sie im Voraus über unser Service-Desk einen Zugang mit der Rolle Chat-Agent:in beantragt haben, einschließlich der zugehörigen Abteilung und des Webseitenbereichs, in dem der Chat angezeigt werden soll, erfolgt nach erfolgreicher Verifizierung die Freischaltung durch den Server-Admin.
Sie erhalten daraufhin eine entsprechende Bestätigungsmail.
Nachdem ihre Registrierung erfolgreich war, können Sie sich als Benutzer am Server anmelden. Nach dem Login befinden Sie sich im Backend des Chat-Servers.
Auf der linken Seite befindet sich das Hauptmenü mit den Einstellungen zu ihrem Konto, dem Live-Chat bzw. Omnichannel und einer Auflistung der verschiedenen Kanäle und Gruppen.
Durch Klick auf das kleine Icon am linken oberen Bildschirmrand
öffnet sich ein kleines Untermenü mit Einstellungen rund um ihr Benutzer-Profil.
Im Untermenü könne Sie ihren Status ändern.
Die einzelnen Stadien und ihren Effekt auf die Funktion als Chat-Agent:in kurz erklärt:
online: Der/Die Chat-Agent:in ist online und kann Anfragen aus der Warteschleife entgegennehmen.
abwesend: Dieser Status aktiviert sich nach 5 Minuten automatisch. Hat keine Auswirkung auf die Interaktion im Live-Chat, nur die Farbe ändert sich sichtbar für den Chat-Teilnehmenden. Die Zeit lässt sich unter »Konto« individuell abändern oder deaktivieren.
beschäftigt: Dieser Status kann verwendet werden um eine laufende Konversation mit einem Chat-Teilnehmenden fortzuführen, obwohl die offizielle Sprechzeit bereits beendet ist. Es können keine neuen Chat-Anfragen gestellt werden, der Chat-Button ist ausgeblendet. (Alle Agenten sind bereits im Feierabend)
offline: “Ich bin für alle offiziell offline“.
Unter Profil, Einstellungen und Barrierefreiheit & Erscheinungsbild kann der eigene Account im Backend editiert werden. Einige Einstellungen können für die Rolle als Chat-Agent nach individuellen Bedürfnissen angepasst werden.
Profilbild
Name
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Verfügbarkeit
Nachrichten
Ton
|
Visuelles Theme
Anpassbares Layout
|
Die Menüpunkte von links nach rechts erklärt:
Startseite: Zum Startbildschirm des Chat-Servers.
Suche: Es wird nur nach Namen der Chats oder Benutzer gesucht, nicht nach Inhalt.
Verzeichnis: Übersicht über alle Kanäle, Benutzer und Teams, Live-Chats werden nicht angezeigt.
Anzeige: Verschiedene Filtereinstellungen für die Ansicht im Backend.
Neu erstellen: Erstellen von Kanälen und Gruppen, Direktnachrichten mit anderen Benutzern.
Der Omnichannel
ist der wichtigste Kanal für den »Chat-Agenten«. Hier treffen alle Live-Chat Anfragen ein und können angenommen, beantwortet oder weitergeleitet werden.
Ob der Live-Chat aktiv ist und der entsprechende Button auf der Webseite angezeigt wird, ist davon abhängig ob die Chat-Agenten einer Abteilung angemeldet sind und ihr Status der »Verfügbarkeit« sowie der »Status« des Profils stimmen.
Diesen zusätzlichen Status finden Sie direkt neben dem Schriftzug "Omnichannel", erkennbar am Sprechblasensymbol
.
Nach Ihrer Anmeldung sollte dieses Symbol standardmäßig grün angezeigt werden, was bedeutet, dass Sie Chat-Anfragen empfangen und annehmen können.
Chat-Button sichtbar
Sobald Sie den Button drücken, ändert das Sprechblasensymbol seinen Status und Sie sind nicht mehr für Chat-Anfragen erreichbar.
Der »Chat-Button« wird auf den Webseiten angezeigt, sobald mindestens ein:e Chat-Agent:in einer Abteilung verfügbar ist. Wenn jedoch alle Chat-Agenten einer Abteilung den Status auf "nicht verfügbar" setzen oder sich vom Server abmelden, verschwindet der Live-Chat-Button von den Webseiten.
Chat-Button nicht sichtbar
Der Status »beschäftigt« hat ebenfalls Auswirkung und übernimmt eine gesonderte Funktion. Die Erklärung dazu finden Sie weiter oben. |
Das Contact-Center Symbol befindet sich der Sprechblase zum Umstellen der Verfügbarkeit. Bei Klick darauf öffnet sich eine Übersicht mit den Kontakten der vergangenen Chats und dem Chat selber.
Unter dem Menüpunkt »Kontakte« dient als Information über den Kontakt eines Chat-Teilnehmers.
Die Chat-Teilnehmenden eröffnen eine Chat-Anfrage anonymisiert, daher ist hier nur der automatisierte Zähler hinter dem Wort "Guest" ein Erkennungsmerkmal. Wiederkehrende Chat-Teilnehmer, die ihren Browser nicht geschlossen haben oder ihre Daten gelöscht haben, erhalten den gleichen Zähler.
Der Menüpunkt »Chats« zeigt eine Liste der geführten Chats eines Chat-Agenten an. Durch Klick auf einen Chat erhält man die Rauminformation mit Angaben zu Zeit, Abteilung und Erstelldatum usw.
Durch einen weiteren Klick auf das Pfeil-Symbol (rechts oben, neben dem Schließen-Symbol) sieht man den Chat-Verlauf.
Alle geführten Chats sollten direkt im Anschluss eines beendeten Chats oder am Ende des Tages aus Datenschutzgründen gelöscht werden. Benutzen Sie dafür bitte das »Papierkorbsymbol« neben den gelisteten Chats. Altertnativ können Sie auch über dem Symbol mit den drei Punkten die Aktion »Alle geschlossenen Chats löschen« verwenden. Wichtig hierbei ist, dass die Chats vorher beendet worden sind. Man erkennt dies am Status in der Auflistung der Chats.
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Sobald ein Chat-Teilnehmer:in eine Anfrage stellt, wird er in eine Warteschleife geleitet. Die Chat-Agenten sehen diese Anfragen im Backend unter dem Menüpunkt »Eingehende Livechats«.
| Als Chat-Agent:in sieht man immer nur die Chat-Anfragen der eigenen Abteilung. |
Der Vorschaumodus
Jede:r Chat-Agent:in einer Abteilung kann nun die Anfragen in der Warteschleife einzeln anwählen. Nach dem Klick auf den jeweiligen Gast befindet man sich im Vorschau-Modus und kann dann die Anfrage »übernehmen«.
Ansicht der Benutzeroberfläche für den Chat-Agenten.
In der Anzeige "Contact Unkown" können über den Button "Add contact" Information zu einem:r Chat-Teilnehmer:in hinterlegt werden. Die Funktion "Blockieren" ist in der kostenlosen Variante des RocketServers nicht verfügbar. |
Der/die Chat-Teilnehmer:in erhält parallel eine Info dass jemand in Kürze für ihn/sie da ist, während der Chat sich im »Vorschau-Modus« befindet.
Den Chat übernehmen
Nach der Übernahme kann man entweder dem Chat-Teilnehmenden antworten, ihn zurück in die Warteschleife geben oder ihn an einen anderen Chat-Agenten weiterleiten. Sobald der Chat übernommen wurde, wird er unter dem Punkt »Offene Livechats« gelistet.
Dem Chat-Teilnehmendem antworten oder den Chat beenden oder weiterleiten:
Ansicht der Benutzeroberfläche für den Chat-Agenten.
Das Chat-Fenster aus Sicht des Chat-Teilnehmenden.
Er hat folgenden Interaktionsmöglichkeiten:
Klingel: Benachrichtigungs-Ton des Chats ausschalten
Schreiben: Eingabe Text-Zeile und Emojis
Optionen: In diesem Dialog kann er den Chat beenden.
Papierkorb: Dialog zum Datenschutz und Option zur Löschung der eigenen Daten.
Chat schließen: Das Fenster minimiert sich.
Den Chat zurück in die Warteschlange geben
Den Button dazu findet man oberhalb des Gesprächs (siehe rote Markierung im Screenshot oben).
Nach dem Dialog zur Bestätigung geht Chat zurück in die Liste der eingehenden Livechats. Die anderen Chat-Agenten der Abteilung können den Chat erneut annehmen. Der Chat-Teilnehmenden erhält eine entsprechende Information im Chat-Fenster.
Den Chat an eine andere Abteilung oder Chat-Agenten weiterleiten
Hier gibt es ebenfalls einen Button (siehe rote Markierung im Screenshot oben).
Es öffnet sich ein Dialog mit folgenden Optionen:
An Abteilung weiterleiten
An anderen Chat-Agenten weiterleiten
Der Chat-Teilnehmende wird über den Wechsel informiert und kann mit dem neuen Agenten das Gespräch fortführen. |
Den Chat beenden
Insofern der Chat-Teilnehmer den Chat nicht schließt oder seine Daten löscht kann der Agent nach Beendigung des Gesprächs den Chat schließen.
Über das Menü Omnichannel -> Kontaktcenter -> Chats kann der Chatverlauf des beendeten Gesprächs nochmal eingesehen werden und anschleißend gelöscht werden.
