Hier erhalten Sie Informationen für die Erstellung eines Formulars auf Ihrer Seite.

INHALTSVERZEICHNIS


Anwendungsbeispiel


Gerne können Sie ein Formular auf Ihren Seiten verwenden. Aufgrund der Datenschutzrichtlinien können Sie jedoch nicht ohne Weiteres ein Formular auf Ihrer Seite einbinden, sondern benötigen zunächst die Genehmigung durch das Rechtsamt bzw. die datenschutzbeauftragte Person der Universität. Dabei unterstützen wir Sie.


Erstellung des Formulars

  1. Wenn Sie ein Formular auf Ihren Seiten einbinden möchten, melden Sie sich bitte bei uns. Um mit uns in Kontakt zu treten, verwenden Sie bitte unser Service-Portal und wählen die Option »Serviceanfrage«. 
  2. Übermitteln Sie uns bitte folgende Informationen über das gewünschte Formular (nutzen Sie dafür bitte die unten verlinkten Vorlagen): 
  3. Wir leiten Ihre Anfrage an die datenschutzbeauftragte Person weiter, welche sich eventuell mit Rückfragen bei Ihnen meldet.
  4. Nach Zustimmung durch die datenschutzbeauftragte Person stellen wir Ihnen das Formular bereit.
  5. Sobald das Formular durch Nutzende ausgefüllt wurde, erhalten Sie eine E-Mail mit den durch die nutzende Person gemachten Angaben. Um diese zu sammeln, müssten Sie sich z.B. eine Tabelle anlegen, da es derzeit noch keine Datenbank dafür gibt.

  6. Bei dem Formular Pro werden die gemachten Angaben im CMS gespeichert. Sie erhalten nicht automatisch eine E-Mail. Sie können die Daten exportieren und erhalten diese dann in Form einer Excel-Tabelle per E-Mail.


Änderungswünsche

Sollten Sie ein vorhandenes Formular ändern wollen, durchlaufen Sie erneut das Verfahren zur Erstellung eines Formulars. Ihre Änderungsvorschläge müssen also nochmal durch die datenschutzbeauftragte Person geprüft werden. Wir bitten Sie daher, die benötigten Formularfelder vor Beantragung sorgfältig zu planen, um Änderungen zu vermeiden.

Zusätzliche Hinweise 

  • Im Zuge der Erstellung des Formulars wird Ihnen eine Löschfrist mitgeteilt. Um dem Datenschutz gerecht zu werden, müssen alle erhaltenen E-Mails mit Ablauf dieser Frist gelöscht und aus dem Papierkorb entfernt werden.

  • Beim Export der Daten kann es passieren, dass die E-Mail im Spamordner landet. Bitte prüfen Sie daher den Ordner oder stellen im Outlook ein, dass diese E-Mails nicht als Spam behandelt werden.


Vorlage

Hier finden Sie eine Vorlage für ein Formular. Diese können Sie gerne so verwenden und uns dann zusenden.

Der Unterschied des Formular Pro zum normalen Formular besteht darin, dass die Angaben im Formular Pro nicht unbedingt per Mail an den Ersteller geschickt werden, sondern im Backend gespeichert werden. In den Einstellungen können Sie auswählen, ob Sie eine Benachrichtigung beim Abschicken eines ausgefüllten Formulars erhalten möchten. Aus datenschutzrechtlichen Gründen empfehlen wir jedoch, ein normales Formular zu beantragen.


Ergänzende Beiträge