Voraussetzungen

• KeePassXC-Installationen sind möglich auf folgenden Systemen:
  • Microsoft Windows
  • Linux
  • macOS

Anforderungen an sichere Passwörter

• Mindestlänge:
  • Ein Passwort sollte eine Mindestlänge von 8 Zeichen aufweisen.

• Komplexität:
  • Ein Passwort sollte aus Kombinationen von Klein- und Großbuchstaben, Zahlen sowie Sonderzeichen (z. B. :;?_!#§$%*,.+-/) bestehen.
  • Es sollten keine Wörter verwendet werden, welche in Wörterbüchern vorkommen (sprachenunabhängig).
  • Der zugehörige Anmeldename soll kein Bestandteil des Passwortes sein.

• Verschiedene Passwörter:
  • Für unterschiedliche Dienste oder Webseiten sind verschiedene Passwörter zu wählen. Auf keinen Fall sollte das gleiche Passwort immer wieder verwendet werden.

• Aufbewahrung:
  • Passwörter sind wie sehr persönliche Gegenstände zu betrachten, welche nicht weitergegeben werden sollten.
  • Eine sichere Aufbewahrung von Passwörtern ist unerlässlich. Keine andere Person sollte zu ihnen Zugang haben.
  • Es sollte sichergestellt werden, dass die Daten nicht verlorengehen können bzw. Backupmöglichkeiten bestehen (z. B. durch Speichern der Passwort-Datenbank auf dem Home-Laufwerk).
  • Die Speicherung sollte verschlüsselt erfolgen. Hierfür bietet sich der Einsatz von einem Passwortmanager an.

Installation

Die Anwendung kann über folgende Desktop-Verknüpfung geöffnet werden:

Ersteinrichtung

Erstellen einer Datenbank

Sofern bislang noch kein anderer Passwortmanager genutzt bzw. noch keine Passwort-Datenbank angelegt wurde, muss zunächst eine neue Datenbank erstellt werden, in welcher zukünftige Passwort-Einträge gespeichert werden können.

Hierfür die Schaltfläche Neue Datenbank erstellen (auch erreichbar über den Menüpunkt Datenbank).

Die folgenden beiden Abfragen können mit den Standardeinstellungen über Weiter bestätigt werden.

Für die Datenbank muss ein sicheres Passwort vergeben werden, welches bei jedem Zugriff auf die Datenbank benötigt wird. Es ist daher wichtig, sich dieses Zugangs-Passwort gut zu merken, da ohne dieses auch alle in der Datenbank gespeicherten Passwörter nicht abgerufen werden können.

Zum Abschluss erfolgt nach Klick auf Fertig die Aufforderung, die Datenbank-Datei (.kdbx) noch zu Speichern. Es wird empfohlen hierfür einen sicheren und verlässlich erreichbaren Ort, wie z. B. die Uni-Cloud (Nextcloud) oder das Home-Laufwerk, zu nutzen.

Einbindung bestehender Datenbanken

Zuvor erstellte Datenbanken im Datei-Format .kdbx können sehr einfach in KeePassXC eingebunden werden (z. B. aus KeePass).

Hierfür die Schaltfläche Existierende Datenbank öffnen verwenden (alternativ erreichbar über den Menüpunkt Datenbank).

Die bestehende kdbx-Datei im Dateibrowser auswählen und nach Eingabe des zugehörigen Passworts den Vorgang mit Klick auf Entsperren abschließen.

Alternativ kann auch eine Schlüsseldatei verwendet werden, sofern vorhanden.

Die Datenbank ist nun über KeePassXC vollständig verwendbar.

Hinweis: Sobald Datenbanken einmal in KeePassXC geöffnet wurden, werden sie beim zukünftigen Starten des Programms unter Zuletzt verwendete Datenbanken aufgelistet und können per Doppelklick direkt ausgewählt und anschließend nach Eingabe des zugehörigen Passworts entsperrt werden.

Einträge anlegen

Für jede Anwendung, Website etc. sollte ein eigener Eintrag im Passwort-Manager erstellt werden, um die zugehörigen Daten zu speichern.

Hierfür per Rechtsklick im rechten oberen Feld (ggf. nach Auswahl einer bestimmten Gruppe) + Neuer Eintrag... aufrufen.
(Alternativ kann dies auch über das Plus-Zeichen im oberen Menüband, über den Menüpunkt Einträge oder per Tastenkombination Strg + N erfolgen.)

Dort den Titel und URL (Link) der Anwendung, Website o. ä. angeben sowie den zu verwendenden Benutzername und Passwort (ggf. automatisch generieren lassen) hinterlegen.

Hinweis: Das Passwort kann zur Prüfung über das Auge-Symbol rechts temporär eingeblendet werden. Durch den Farbbalken wird zudem visuell rückgemeldet, wie stark das eingegebene Passwort ist (s. Farbbedeutungen).

Optional können noch weitere Informationen wie Tags (Stichwörter), Ablaufdatum, Notizen etc. eingetragen sowie über die linke Seite weitere Kategorien bestimmt werden, wie z. B.

• Fortgeschritten: Zusätzliche Eigenschaften, Anhänge (z. B. Text-Dateien), Text- sowie Hintergrundfarbe
  
• Symbol: Symbol auswählen/Icon importieren
• Auto-Type: Fenster-Zuordnungen
• Browser-Integration (sofern aktiviert): Verhalten und zusätzliche URLs
• Eigenschaften: Plugin-Daten/Schlüssel

Nach Hinterlegen der gewünschten Daten den Eintrag über OK gespeichern.

Einträge bearbeiten

Eingegebene Daten können nachträglich jederzeit über Doppelklick auf den Eintrag geöffnet und angepasst werden.
(Alternativ den gewünschten Eintrag markieren und über das Stift-Symbol im oberen Menüband oder den Menüpunkt Einträge zur Bearbeitung bestätigen oder die Tastenkombination Strg + E nutzen.)

Es ist auch möglich, Einträge zu klonen (kopieren), falls z. B. mehrere Daten zu einem bereits erstellten Eintrag ähnlich sind. So brauchen nur noch Anpassungen zu erfolgen, ohne dass alle gleichbleibenden Daten erneut zu hinterlegen sind.

Dies funktioniert durch Markieren des Original-Eintrags und anschließendem Aufruf des Menüpunkts Einträge sowie der Auswahl Eintrag klonen...
(Alternativ kann auch die Tastenkombination Strg + K verwendet werden.)

Einträge verwenden

Aus KeePassXC können nicht nur die Passwörter herauskopiert und in die zugehörige Anwendung eingefügt werden, sondern auch Benutzername, URL (Link) usw.

Für das Kopieren gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Option 1: In der Einträge-Übersicht die gewünschten Daten-Zelle in der entsprechenden Spalte doppelt anklicken.
  (Hinweis: Ggf. muss diese Funktion in den Einstellungen sowie die benötigte Spaltenanzeige noch aktiviert werden.)
• Option 2: Rechtsklick auf den benötigten Eintrag und auswählen, welche Daten kopiert werden sollen.
• Option 3: Den gewünschten Eintrag auswählen und die benötigten Daten über das Personen-/Schlüssel-/URL-Symbol in der Menüleiste bestimmen.
• Option 4: Den benötigten Eintrag auswählen und über den Menüpunkt Einträge auswählen, welche Daten kopiert werden sollen.

Gruppen anlegen und verwalten

Um Einträge besser sortieren und wiederfinden zu können, empfielt es sich, diese thematisch gegliederten Gruppen zuzuordnen.
Hierfür unterhalb des Haupteintrags Root per Rechtsklick Neue Gruppe aufrufen (alternativ oben über den Menüpunkt Gruppen).

Im Fenster Gruppe hinzufügen einen passenden Namen sowie, falls gewünscht, Notizen und ein Auflaufdatum hinterlegen. Optional kann bei Bedarf noch ein besonderes Symbol gewählt werden. Anschließend mit OK die Anlage beenden.

Gruppeneinstellungen können nachträglich jederzeit per Rechtsklick über Gruppe bearbeiten... noch geändert werden, ebenso wie klonen und löschen.

Es ist zudem möglich, durch Ziehen mit gedrückt gehaltener Maustaste, Gruppen anderen Ordnern über-/unterzuordnen. Des Weiteren steht das auf-/absteigende Sortieren A-Z der Gruppen zur Verfügung.

Passwortgenerator (Automatische Passwörter oder Passphrasen generieren)

Abseits der Option, während der Anlage eines neuen Eintrages ein Passwort automatisch generieren zu lassen, besteht jederzeit die Möglichkeit, den Passwortgenerator universell zu nutzen.

Hierfür entweder das Würfel-Symbol im oberen Menüband nutzen oder über den Menüpunkt Werkzeuge aufrufen. Das zufällig erzeugte Passwort kann entweder direkt (über das Blatt-Symbol rechts oben) kopiert oder, wie zuvor beschrieben, angepasst werden.

Alternativ ist auch die Erzeugung von zufällig zusammengestellten Wörtern, einer sogenannten Passphrase, möglich. Hierfür den gleichnamigen Reiter auswählen und die gewünschten Optionen spezifizieren.

Das über den Passwortgenerator erzeugte Passwort/Passphrase wird nicht als Eintrag gespeichert, es ist lediglich herauskopierbar. Der Vorgang kann abschließend über Schließen beendet werden, um in die Eintragsübersicht zurückzugelangen.

Internetbrowser-Integration

Mithilfe der Integration von KeePassXC per Erweiterung in Internetbrowser können bereits im Passwortmanager gespeicherte Anmeldedaten automatisch auf Webseiten eingetragen werden, ohne dass diese manuell herauskopiert und eingetragen werden müssen.

Folgende vorbereitenden Schritte sind hierfür notwendig:

Installation der Erweiterung im Internetbrowser

Je nach verwendeten Internetbrowser ist zunächst die benötigte KeePassXC-Erweiterung (ggf. auch Add-on genannt) zu installieren. Dieser Menüpunkt befindet sich in der Regel in den jeweiligen Browser-Einstellungen.

Aktivierung der Verbindung zwischen Internetbrowser und KeePassXC

Im Programm KeePassXC die Einstellungen über das Zahnrad-Symbol in der Menüzeile öffnen. Über die linke Seitenleiste in den Menübereich Browser-Integration wechseln.

Anschließend den Haken im Kästchen Browserintegration aktivieren setzen. Je nach verwendeten Browser ist nun noch das zugehörige Kästchen unter Integration für diese Browser aktivieren anzuhaken, bei Bedarf auch mehrere.

Mit OK die Einstellungen bestätigen.

Für den nächsten Schritt in den gewünschten Internet-Browser wechseln und das KeePassXC-Symbol in der Menüleiste anklicken. Dort die Schaltfläche Verbinden verwenden.

In dem Fenster Neue Schlüsselverbindungsanfrage muss ein Name für die herzustellende Verbindung eingegeben werden. Dieser ist frei wählbar, es wird jedoch empfohlen, eine Bezeichnung zu verwenden, die u. a. eindeutige Rückschlüsse auf den zugehörigen Browser, PC und ggf. die Datenbank (falls z. B. verschiedene verwendet werden) zulässt.

Die Benennung mit Speichern und Zugriff erlauben bestätigen.

Verwendung der Internetbrowser-Erweiterung

Vor jeder Verwendung von KeePassXC im Browser muss zunächst das KeePassXC-Programm gestartet sowie die anzuwendende Datenbank geöffnet bzw. durch Eingabe des Datenbank-Passwortes entsperrt werden.

Anschließend einfach die gewünschte Webseite öffnen. Im Eingabefeld für den Benutzernamen erscheint das anklickbare grüne KeePassXC-Symbol.

Bei erstmaliger Verwendung pro Webseite erfolgt eine KeePassXC-Browser-Zugriffsanfrage. Hier können ggf. nicht passende Einträge durch die Schaltfläche Für diese Seite deaktivieren abgewählt werden.
Der korrekte Eintrag ist durch Anhaken des Kästchens Merken und Klick auf Auswahl erlauben zu verifizieren.

Sofern die zugehörigen Daten in KeePassXC eindeutig hinterlegt und im Internetbrowser bestätigt wurden, können mit Klick auf das grüne KeePassXC-Symbol die Anmeldedaten automatisch eingefügt und mit der Anmeldung fortgefahren werden.

Optional im Fehlerfall:

Wird hier ein Fehler gemeldet, sollten die Daten in der KeePassXC-Anwendung auf Richtigkeit überprüft und ggf. angepasst werden. Möglicherweise wurde lediglich die URL (Webseiten-Link) nicht korrekt im KeePassXC eingetragen.

Mitunter sind benutzerdefinierte Anmeldefelder für jene Webseite im Internetbrowser zu definieren, falls die automatischen Einstellungen durch KeePassXC fehlerhaft sind.
Hierfür im Browser das KeePassXC-Symbol anklicken und anschließend das gelbe Symbol oben links wählen.

Durch Auswahl der jeweiligen Kategorien wie Benutzername, Passwort etc. kann das zugehörige Feld durch Klick auf das passende Eingabefeld korrigiert und mit Bestätigen abgespeichert werden.

Anpassung von Einträgen über den Internetbrowser

KeePassXC realisiert in der Regel, wenn sich manuell eingegebene Daten in einer Anmeldemaske von den in der Datenbank gespeicherten Daten unterscheiden und bietet durch eine Einblendung an, diese anzupassen.

Hierfür Aktualisieren verwenden, der zugehörige Datenbank-Eintrag wird nun automatisch geändert.
(Bei Bedarf kann die Anpassung mit Verwerfen abgelehnt werden.)

Alternativ kann stattdessen auch die Erzeugung eines weiteren Datenbank-Eintrages mit Klick auf Neu veranlasst werden, wenn der bisherige Eintrag nicht überschrieben werden soll.

Der neu erzeugte Eintrag ist anschließend im KeePassXC-Programm im Ordner Root auffindbar und kann bei Bedarf noch einer passenden Gruppe zugeordnet sowie im Detail angepasst werden.

Allgemeine Tipps und Einstellungsmöglichkeiten

Autostart, Instanzen und Update-Prüfung

Es ist möglich, KeePassXC direkt beim Hochfahren des PCs automatisch starten zu lassen sowie das Updateverhalten anzupassen. Auch besteht die Option, bei der Nutzung von mehreren Datenbanken diese anstatt über Reiter innerhalb einer Programminstanz in verschiedenen Programminstanzen zu öffnen.
Dies ist jeweils konfigurierbar über die Anwendungseinstellungen (Zahnrad-Symbol oben im Menüband), im Bereich Allgemein unter Programmstart.

• Für den Autostart den Haken setzen bei KeePassXC beim Systemstart automatisch starten.
• Die Bestimmung der Instanzen erfolgt über Nur eine einzige KeePassXC-Instanz starten.

• Eine automatische wöchentliche Prüfung auf Updates wird über Bei Programmstart wöchentlich auf Updates überprüfen gesteuert. Standardmäßig ist die Option aktiv.

  Achtung:

  Für Updates sind, wie bei der Installation, administrative Rechte erforderlich.

  Hinweis für zentral verwaltete Arbeitsplätze: Die Prüfung ist hier generell deaktiviert, da Updates zentral über die Softwareverteilung Matrix42 erfolgen.

Die gewünschten Einstellungen mit OK bestätigen.

Datenbankzusammenführung, Export/Import, Backup

Datenbanken können vielseitig verwaltet, gesichert, wiederhergestellt etc. werden. Hier werden einige Beispiele vorgestellt:

• Datenbank-Backup speichern... : Ermöglicht die Sicherung einer Backup-Datei im kdbx-Dateiformat, aus der die jeweilige Datenbank später (ggf. auf anderen Geräten) wiederhergestellt werden kann.
• Mit Datenbank zusammenführen... : Eine Option, um Daten aus mehreren Datenbanken in einer Datei zusammenzulegen, so dass zukünftig nur noch jene zusammengestellte Datenbank geöffnet werden muss, anstatt mehrerer.
• Importieren: Diese Funktion ähnelt der Option, Datenbanken zu öffnen, jedoch ist es hierüber möglich, sie aus verschiedenen Formaten zu öffnen:
  • CSV-Datei...
  • 1Password-Tresor...
  • KeePass 1-Datenbank...
• Exportieren: Über diese dem Backup ähnelnden Funktion (.kdbx) kann die Datenbank in weiteren Datei-Formaten gespeichert werden:
  • CSV-Datei...
  • HTML-Datei...
  • XML-Datei...

Automatisches Speichern und Laden

KeePassXC bietet verschiedene Funktionen bzgl. der Dateiverwaltung an. So gehört es z. B. nun zu der Standardeinstellung, dass Änderungen sofort automatisch gespeichert werden, ohne dass dies, wie z. B. noch bei KeePass üblich, manuell erfolgen muss. Diese Einstellungen können natürlich nach Bedarf angepasst werden.

Es ist empfehlenswert, die Einstellung Automatisch speichern nach jeder Änderung beizubehalten, damit Daten nicht versehentlich verlorengehen. Auch lohnt sich die Option Datenbank nach externer Änderung automatisch neu laden, wenn die gleiche Datenbank z. B. an verschiedenen Geräten genutzt wird.

Anpassbar sind die Optionen in den Anwendungseinstellungen (Zahnrad-Symbol im oberen Menüband) unter dem Bereich Dateiverwaltung.

Suchfunktionen

Über das Suchfeld oben rechts kann durch Eingabe eines Begriffes nach Einträgen und Inhalten gesucht werden. Ohne Spezifizierung werden nicht nur Eintragstitel, sondern auch Benutzernamen und sonstige Eigenschaften durchsucht.

Es ist jedoch auch gezielteres Suchen möglich. Eine Übersicht der genauen Suchoptionen und wie diese zu nutzen sind, kann über das Fragezeichen-Symbol in der Suchleiste aufgerufen werden:

• Eingrenzung der Suchergebnisse auf bestimmte Felder
• Nutzung von Modifikatoren sowie Platzhalter
• Beispiele

Zudem können unten links bei Suchen und Tags

• vorangegangene Suchvorgänge beendet (Suche löschen)
• Alle Einträge in einer Gesamtübersicht angezeigt
• oder weitere Suchfunktionen wie Abgelaufen (hierfür müssen Ablaufdaten in den Einträgen hinterlegt worden sein)
• und die Filterung auf Schwache Passwörter genutzt

werden.

Dauer Beibehaltung Zwischenablage und Sichtbarkeit Passwörter

Die Dauer, wie lange aus KeePassXC kopierte Daten in der Zwischenablage behalten werden und in der zugehörigen Anwendung wieder eingefügt werden können, ist anpassbar. Die Standardeinstellung beträgt 10 Sekunden. Zudem kann eingestellt werden, ob Passwörter in Einträgen sichtbar sein dürfen.

Beides kann bei Bedarf angepasst werden über die Anwendungseinstellungen (Zahnrad-Symbol oben im Menüband), Wechsel in den Bereich Sicherheit (Seitenleiste links). Sobald die gewünschten Einstellungen unter Timeouts und Komfort an- bzw. abgehakt wurden, über OK bestätigen.

Spaltenanpassung

Um Spalten zu Einträgen ein- oder ausblenden zu können, muss das zugehörige Auswahlmenü per Rechtsklick auf die Spaltentitelzeile aufgerufen werden. Dort einfach per Klick an- und abwählen, welche Spalten gewünscht sind.

Benutzername/Passwort per Doppelklick kopieren

Damit Einträge wie Benutzername und Paswort direkt per Doppelklick aus der jeweiligen Zelle in der Eintragsübersicht kopiert werden können, ohne den Eintrag vorher öffnen zu müssen, ist zunächst folgende Einstellung zu tätigen:

Die Anwendungseinstellungen über das Zahnrad-Symbol im oberen Menüband aufrufen, in der Seiteleiste links zum Bereich Sicherheit wechseln und unter Komfort den Haken im Kästchen Benutzername/Passwort per Doppelklick kopieren setzen sowie mit OK bestätigen.

Passwortstärke prüfen

Bereits während der Eintragserstellung wird visuell durch den Farbbalken unter der Eingabezeile angezeigt, wie sicher das eingegebene Passwort ist.

Nachträglich wird dies ebenfalls in der Übersicht für die jeweiligen Einträge angezeigt, sofern die zugehörige Spalte Passwortstärke aktiviert wurde.

Es lohnt sich, regelmäßig über die Funktion Schwache Passwörter ungenügend sichere Einträge ausfindig zu machen und diese zu verstärken und parallel in den jeweiligen Anwendungen bzw. Webseiten anzupassen.
Hinweis: Die Suchergebnisse werden zudem gezählt und das Ergebnis ober- sowie unterhalb der Eintrags-Übersicht angezeigt.