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Zusammenfassung

Neben den Informationen in "Tipps für den Anfang" und "Tipps für Bereichs-Admins", können weitere Themen und Info-Videos auch über die Webseite der Firma Seibert / Media abgerufen werden. Nachstehend ist der entsprechende Link hinterlegt.

https://infos.seibert-media.net/display/Productivity/Atlassian+Confluence+lernen

Diese Anleitung richtet sich besonders an folgende Zielgruppen:

  • Lehrende
  • Mitarbeitende
  • IVV und AVer
  • Mitarbeitende des Universitätsklinikums Jena
  • Einrichtungen und Gremien (z.B. Fachschaftsräte)
  • Arbeitsbereiche / Gruppen (z.B. Projekte)


Nützliche Informationen


Weitere Hinweise zur Seitenbearbeitung

Grundsätzliche Informationen

Zusätzlich zu den Standardfunktionen stehen für die Bearbeitung von Seiten noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung. Gerade die Nutzung des Source Editor kann bei der Erstellung hilfreich sein.
Seitenbearbeitung
Inline-Kommentare

Durch das Markieren einer Textpassage und einem anschließenden Darüberfahren ist es möglich Inline-Kommentare einzufügen. So kann direkt an der konkreten Stelle ein Kommentar hinterlegt werden. Andere Nutzer können diesen einsehen und beantworten. Erledigte bzw. gelöschte Kommentare können über "erledigte Kommentare" jederzeit wieder eingesehen werden.

Nach Finalisierung der Seite ist es ggf. sinnvoll Kommentare der Bearbeitung nicht mehr anzuzeigen. In diesem Fall sollte die betroffene Seite einfach kopiert und entsprechend in die Seitenhierarchie eingebunden werden.

Kommentare

Am Ende einer Seite besteht die Möglichkeit diese zu kommentieren. Vor der Nutzung sollte das Verständnis für diese Funktion und ein gemeinsames Vorgehen abgestimmt werden.
View Storage Format / Source Editor

Wird eine Seite gerade bearbeitet, besteht die Möglichkeit dies auch im Source Editor zu tun. Hier können die Spezifika der aktuellen Seite eingesehen und ggf. entsprechend angepasst werden.

Entwürfe

Wenn eine Seite nicht über die Schaltfläche "Aktualisieren" oder "Veröffentlichen" gespeichert, sondern über "Schließen" beendet wird, erfolgt eine automatische Speicherung als Entwurf. Gerade bei Seiten, die zu einem späteren Zeitpunkt relevant sein könnten oder Seiten zu denen unterschiedliche Varianten erstellt wurden, kann dies nützlich sein. Der Aufruf ist über "Entwürfe" möglich. 
persönlicher Bereich

Wenn Aspekte zunächst testweise erstellt oder neue Funktionen erprobt werden sollen, kann es sinnvoll sein, diese zunächst in dem "persönlichen Bereich" zu hinterlegen. Jedem Nutzer stehen hier die gleichen Funktionalitäten zur Verfügung wie in den fachlichen Bereichen. Der Ersteller hat so die Möglichkeiten, eine Seite zu verfassen (inkl. einer ggf. zeitlich nachgelagerten Überprüfung) und diese erst mit Finalisierung in den fachlichen Bereich zu kopieren/ zu veröffentlichen.
Seitenexport
Exportmöglichkeiten (PDF / Word)

In Projektverlauf kann es nötig sein, Seiten nur temporär zur Verfügung zu stellen oder Externen kurzfristig zugänglich zu machen. Da nicht immer eine Selbstregisiterung (inkl. Berechtigung) zielführend sein muss, kann alternativ ein Export der Seite in Frage kommen. Je nach Anforderung kann zwischen PDF und Word gewählt werden.

Ob diese Funktion für einen Bereich in Betracht kommt, sollte im Vorfeld abgestimmt werden. 

Seiten versenden

Auch eine Versendung von Seiten ist möglich. In der Maske kann zudem ein entsprechender Kommentar hinterlegt werden, sodass dieser ebenfalls in der Mail erscheint.
Verknüpfung in ein Jira-Projekt
Jira-Vorgänge

Durch das Markieren einer Textpassage und einem anschließenden Darüberfahren, ist es möglich eine Jira-Vorgang aus dem markierten Inhalt zu erstellen. Im weiteren Verlauf müssen sowohl das Projekt als auch die Details des Vorgangs definiert werden.


Weitere Hinweise zu zentralen Nutzermitteilungen 

Grundsätzliche Informationen

Durch die automatischen Benachrichtigungen ist es für Nutzer möglich stets die aktuellen Entwicklungen zu verfolgen und entsprechend zu reagieren. Dieser Vorteil kommt vor allem bei Zugriff auf unterschiedliche Bereiche zum Tragen.

Nutzermitteilungen
Benachrichtigungen

Unter "offene Benachrichtigungen" werden alle Rückmeldungen angezeigt.
Aufgaben

Durch den separaten Aufruf von Aufgaben kann der Nutzer einen strukturierten Überblick erlangen.
Beobachterliste

Je nach Aufgabenumfang des Nutzers kann es ggf. sinnvoll sein, die Liste der aktivierten Beobachtungen regelmäßig zu prüfen. Dadurch können nicht mehr relevante Systemrückmeldungen verhindert werden. 
Profil

Im benutzereigenen Profil können neben den Basisinformationen und Aufgaben, auch grundsätzliche Einstellungen hinterlegt werden. Unter "Einstellungen" ist es möglich die automatischen System-Benachrichtigungen per E-Mail entsprechend zu hinterlegen.

Anpassungen im Outlook
Hinterlegung von Filter


Als weitere Möglichkeit zur Strukturierung der System-Benachrichtigungen können direkt im Outlook bestimmte Regelungen hinterlegt werden. Nach der Definition der Bedingungen verschieben sich dann die betroffenen E-Mails automatisch in den festgelegten Ordner. 


Weitere nützliche Makros

Nützliche Makros
Diagramme


Durch dieses Makro lassen sich Diagramme einfügen. Neben verschiedenen Beschriftungen, können auch Diagrammtyp, Größe oder Hintergrundfarbe individuell festgelegt werden.
Inhalte nach Benutzer
Gerade bei einer Vertretung von Kollegen oder zur Übergabe von Aufgaben ist es unter Umständen sinnvoll, dass alle Seiten eines bestimmten Nutzers aufgelistet werden. Durch dies Funktion kann dies automatisch erfolgen.
Jira (Filter / Vorgänge)
Wenn ein zusätzliches Jira-Projekt (z.B. zur Aufgabenkoordination) im Einsatz ist, können durch diese Funktion einzelne Vorgänge auf einer Confluence-Seite angezeigt werden.
Filterergebnisse

Für die Anzeige von mehreren Vorgängen zu einem bestimmten Sachverhalt kann ein entsprechend definierter Filter über diese Funktion eingebunden werden.

Besonders bei den abgebildeten Inhalten gibt es vielfältige Anforderungen, die ggf. zu berücksichtigen sind. Aus diesem Grund können hier die angezeigenten Felder vom Nutzer individuell bestimmt werden.

Codeblock
Dieses Makro erleichtert den Umgang mit Sourcecode- oder XML-Blöcken. Neben allgemeinen Parametern (wie Titel) müssen für die Formatierung auch spezifische Einstellungen vorgenommen werden (u.a. die Definition der Sprache für die Hervorhebung).
Roadmap Planner

Die zeitliche Planung (z.B. einer abteilungsinternen Planung von Aufgabenpaketen, Urlauben etc.) kann bequem über eine Roadmap veranschaulicht werden.

Durch die Begrenzung des Darstellungszeitraums (beispielsweise April bis Juli) sowie der Hinterlegung der Übersichtsart (Monats- oder Wochenübersicht) ist eine erste Einteilung möglich. Über eine nutzerfreundliche Bedingung lassen sich Felder sowohl individuell beschriften, als auch mit einzelnen Confluence-Seiten verknüpfen. Änderungen sind einfach durch ein Verschieben der Blöcke (z.B. Projekt 1) realisierbar.

Apr2020MayJunJulJuni
Mitarbeiter 1
Mitarbeiter 2
Mitarbeiter 3

Projekt 1

Urlaub

Projekt 2

Urlaub

Projekt 1

Projekt 2


Titel: "Confluence - Tipps für Fortgeschrittene"

Stand: 16.12.2020