Zusammenfassung
Hier finden Sie alles zu den Themen rund um die Dienstreiseabrechnung.
Fragen und Antworten
Allgemeine Fragen
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Sofern sie die Dienstreise in Papierform beantragt und genehmigt bekommen haben, behalten Sie den Ihnen bekannten Abrechnungsmodus bei und reichen Ihre Dienstreiseabrechnung bitte in der Reisekostenstelle in Papierform ein. Eine nachträgliche Eingabe in SAP ist nicht notwendig. |
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Melden Sie sich wie gewohnt Nach Anmeldung in der SAP-Web-Anwendung (Fiori App an und Sie finden ) sollten Sie als Anwendung auf der Startseite im Reise Self Service die Kachel "Meine Dienstreiseabrechnung" . Mit Linksklick gelangen Sie in die Bearbeitung. sehen und durch Linksklicken aufrufen können. Weitere Information zur Anmeldung in SAP erhalten Sie unter: Fragen zur Anmeldung in SAP Das E-Learning "Dienstreiseabrechnung" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_Y9W1PK Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 3: https://wiki.uni-jena.de/x/b4AtBw |
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Ja, auch Dienstreisen ohne Kosten sollen abgerechnet werden und in den Abrechnungsworkflow gegeben werden (Kosten = 0). |
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Zum 01.01.2024 wird es diese systemseitige Funktion nicht geben. Ein Drei-Monats-Alarm soll später programmiert werden. Bitte achten Sie weiterhin selbstständig auf die Einhaltung der Fristen. |
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Im Freigabeworkflow erhalten die Genehmigenden automtisch generierte E-Mails mit dem Hinweis auf zu bearbeitende Vorgänge in der Inbox der SAP-Web-Anwendung. Sie können zu Beginn der Eingaben aus der Liste aller genehmigten Reisen die Reise auswählen, die Sie jetzt abrechnen möchten. Sämtliche Inhalte aus dem Dienstreiseantrag werden übernommen, so dass Sie nur weitere Daten ergänzen müssen, wie zum Beispiel Abreisedatum, Uhrzeit, Beginn Dienstgeschäft usw.. |
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Reiseaufwendungen für Gäste können mit dem im Hanfried zu Verfügung gestellten Rechnungsformblatt abgerechnet werden. Bitte senden Sie das ausgefüllte Rechnungsformblatt mit den buchungsbegründenden Reisebelegen der Gäste (in einem pfd-Dokument) an rechnungseingang@uni-jena.de Der Vorgang wird dann über den regulären Genehmigungsprozess durch den Feststellungsbefugten und Anordnungsbefugten freigegeben (elektronisch). Im HanFRIED finden sie entsprechende Formulare:
wichtig:
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Ja, Sie können eine Reiseassitenz Reiseassistenz im SAP-System pflegeneinrichten, so dass Ihre Abrechnug Abrechnung für Sie erstellt werden kann. Die Vorgehensweise und Anleitung "Reiseassistenz einrichten" finden Sie im E-Learning/Handout unter: E-Learning Übersicht Dienstreisen Alle Reisenden müssen die Reiseassistenz persönlich einrichten. |
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Sofern Sie Zuwendungen durch Dritte, wie einen finanziellen Zuschuss, einen Travel Grant, ein Reisestipendium, eine Reisekostenerstattung von anderer Seite, Vortrags-Honorar u.a., erhalten haben, können Sie diese mit Betrag und Erläuterung in der Maske eingeben. | ||
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Die Übergabe an die Nachfolger:in kann nur durch die Reisenden selber erfolgen, indem diese die Reiseassistenzen einrichten. Die Reisenden löschen also die bisherige Reiseassistenz und geben die Nachfolger:in als neue Reiseassistenz zu dem vereinbarten Stichtag ein. |
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In dieser Übersicht finden Sie alle eingereichten Dienstreiseabrechnungen. |
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Wenn Sie in der Kachel "Meine Dienstreiseabrechnungen" sind, müssen Sie rechts auf das Pluszeichen klicken und das entsprechende Reiseschema auswählen. Anschließend ist in der zweiten Auswahlzeile die Reise sichtbar, welche Sie als Abrechnung anlegen können. |
Fragen zu Fortbewegungsmitteln
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Ja, bei Streik wird immer die große Wegstrecke angesetzt. Bitte vergessen Sie die Begründung bei der Abrechnung nicht. |
Fragen zur Abrechnung von spezifischen Veranstaltungen
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Grundsätzlich handelt es sich um einen Dienstgang, der nicht in SAP gepflegt werden muss. Ein Dienstgang (per Definition) ist grundsätzlich nur mündlich zu genehmigen. Unsere Empfehlung ist, insbesondere, wenn Ihnen Kosten bei der Teilnahme entstehen können, die Reise in SAP trotzdem zu pflegen. Sollten Ihnen also Kosten zu der Konferenz entstehen, dann empfiehlt es sich, die Reise nebst Dienstreiseantrag in SAP zu pflegen, um beispielsweise auch einen Vorschuss für die Konferenzgebühren beantragen zu können und diese im Nachgang auch einfach abrechnen zu können. |
Fragen zu Altvorgängen aus dem Jahr 2023
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Vorgänge die noch im alten System (QIS-RKA) beantragt werden, müssen auch weiterhin im QIS-RKA bearbeitet und abgerechnet werden. Neue Dienstreiseanträge (ab 02.01.2024) müssen in SAP gestellt werden. |
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Sie können, genauso wie vor Einführung von SAP, ein Ticket unter Angabe der Reisenummer erstellen mit dem Hinweis, dass es sich um eine Reise ohne Kosten handelt und dass diese geschlossen werden kann. Grundsätzlich ergibt die Bereinigung der Daten Sinn, so dass Sie über das Ticketsystem diese veranlassen sollten. |
Konkrete Fragen zur Abrechnung
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Nein, Sie können aus der Liste aller genehmigten Reisen, die abzurechnende Reise auswählen. Sämtliche Inhalte aus diesem Dienstreiseantrag werden übernommen, so dass Sie nur weitere Daten ergänzen müssen, wie zum Beispiel Abreisedatum, Uhrzeit, Beginn Dienstgeschäft usw.. Das E-Learning "Dienstreiseabrechnung" finden Sie hier: https://datango.uni-jena.de/wa/main/~tag/published/index.html?source=collaborator&lang=de-DE&view=LS_Y9W1PK Das dazugehörige Handout zu dem E-Learning zum Nachlesen finden Sie hier in Zeile 3: https://wiki.uni-jena.de/x/b4AtBw | ||
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Sie können alle Belege bequem als Scans als PDF oder JPG im System von Ihrem Computer hochladen. Originalbelege werden für die Abrechnung nicht mehr benötigt. |
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Zusätzliche Ja, zusätzliche Ziele können sie unter dem Reiter "Reiseunterbrechungen" angeben. |
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Die Kostenzuordnung wird im Dienstreiseantrag festgelegt und kann bei der Abrechnung nicht mehr geändert werden. Dies hat technische, buchhalterische und gesetzliche Hintergründe. Sie können die Finanzierung daher in der Abrechnung nur einsehen. | ||
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Sie werden geben bei der Abrechnung im System durchgeführt und können an, ob Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen angesetzt werden sollen (die Berechnung kann also an- bzw. ausschalten. Pauschalen sind ausgeschalten werden). Sie müssen wie gewohnt, erhaltene Mahlzeiten als "Abzüge" zu den Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen eingeben. Damit werden diese Mahlzeiten in Abzug gebracht. |
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Sie geben ausschließlich die Fahrtstrecken an, die Sie mit einem privaten PKW zurückgelegt haben (kein Dienst-KFZ oder Mietwagen). |
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Die Kostenzuordnung wird im Dienstreiseantrag festgelegt und kann bei der Abrechnung nicht mehr geändert werden. Dies hat technische, buchhalterische und gesetzliche Hintergründe. Sie können die Finanzierung daher in der Abrechnung nur einsehen. |
Hinzufügen von Nachweisen/Belegen
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Derzeit ist dies im System leider nicht möglich. Folgende Vorgehensweise ist in der Übergangsphase seitens der Reisekostenstelle gewünscht: Bitte reichen Sie die bei der Abrechnung nicht eingereichten und nicht abgerechneten Belege als Ticket zu einer Reisenummer nach. Alternativ kann die Reisekosten-Stelle die Abrechnung ablehnen und die Abrechnung kann korrigiert werden |
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Sofern Sie Zuwendungen durch Dritte, wie einen finanziellen Zuschuss (z. B. finanzieller Zuschuss, Reisekostenerstattung, Travel Grant, Reisestipendium, Vortrags-Honorar) erhalten haben, müssen Sie diese mit Betrag und Erläuterung bei der Abrechnung im SAP-System angeben. |
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Sie können alle Belege bequem als Scans (Format: pdf oder jpg) von Ihrem Computer hochladen. Sollten Sie mehrere Beleg hochladen wollen, ergibt es Sinn, diese in ein PDF zusammenzufassen (Dateigröße auf 3 MB begrenzt). Originalbelege werden für die Abrechnung nicht mehr benötigt. |
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Bitte geben Sie bei Rechnungsfreigabe unbedingt die Dienstreiseantragsnummer in dem Textfeld ein, damit eine Zuordnung zu einer bestimmten Reise / Gastaufenthalt erfolgen kann. Hintergrund: Anhand der Rechnung ist nicht final erkennbar, ob diese für einen Mitarbeitenden oder einen Gast abzurechnen ist. Sollte der Rechnungseingang einer Hotelrechnung die Reisekosten eines Gastes betreffen, bitte hängen Sie unbedingt das Einladungsschreiben als begleitendes Rechnungsdokument bei der Freigabe an. In einer Übersicht finden Sie alle eingereichten Dienstreiseabrechnungen. So können Sie beispielsweise sehen, dass noch kein Genehmiger die Abrechnung bearbeitet hat, so dass ein Status "Eingereicht" angezeigt wird. Weitere Status sind "Genehmigt" und "Abgerechnet". |