Antworten auf Fragen zu Vertretungen.
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Der Anordnungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. In der Regel ist der Projektleiter/Kostenstellenverantwortliche auch der Anordnungsbefugte. Die Befugnis zur Anordnung umfasst die Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Anordnung zur Buchung (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena). |
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Der Feststellungsbefugte ist v.a. in den Workflows zur Freigabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, der Bedarfsanforderung und zur Freigabe der Finanzmittel bei Dienstreisen eingebunden. Die Feststellungsbefugnis umfasst die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit (siehe auch §§ 27 und 28 der Richtlinie zur Führung der Bücher der Uni Jena). |
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Die Anlage von Vertretungen sind sowohl für "Meine Inbox" als auch für die xSuite Inbox möglich und notwendig. Vertretungen sind i.d.R. relevant bei Genehmigungsaufgaben von Feststellungs- und Anordnungsbefugten. Sie können Ihre Vertretungen in der Inbox der Fiori App pflegen, in dem Sie oben rechts auf ihr Profil klicken und in dem Dropdown Menü den Listeneintrag "Meine Vertreterinnen auswählen" anklicken.
Besonderheit bei der Genehmigung von Dienstreiseanträgen: Der Vorgesetzte gemäß der Organisationstruktur der Universität Jena bekommt den Dienstreiseantrag auf elektronischem Wege zur Genehimigung vorgelegt. Der Vorgesetzte findet den Vorgang dan in seiner Inbox in der SAP Web-Anwendung (Fiori App). In einem nächsten Schritt wird der Dienstreiseantrag an die Reisekostenstelle (Dezernat 5) elektronisch zur weiteren bearbeitung weitergeleitet. Eine Anleitung zur Einrichtung einer Vertretung (Vetretung für Genehmigungsaufgaben der Vorgesetzten) finden Sie unter: E-Learning Übersicht DienstreisenDie Einrichtung von Vertretungen für Feststellungs- und Anordnungsbefugte für die Rechnungsbearbeitung ist in der xSuite Inbox vorzunehmen
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Es ist möglich geplante und ungeplante Vertretungen in "Meine Inbox" einzurichten. Damit ist folgendes gemeint:
In dem Handout "Anlage von Vertreter:innen" finden Sie eine ausführliche Klickanleitung: E-Learning Übersicht übergreifend Empfehlung: Um die Abläufe durch Spontanausfälle (z.B. Krankheit) nicht zu verzögern, empfehlen wir immer mindestens die Einrichtung einer ungeplanten Vertretung oder die dauerhafte Einrichtung einer oder mehrerer Vertretungen. |
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Grundsätzlich sollte dieser Situation durch die Einrichtung einer dauerhaften (d.h. ungeplanten) Vertretung vorgebeugt werden.
Konnten vorab keine Vertretungen eingerichtet werden, Bitte erstellen Sie ein Ticket im Service Desk unter: https://servicedesk.uni-jena.de/plugins/servlet/desk/portal/143 |
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Das ist üblicherweise ein Problem des Browsers, so dass Sie die Seite neu laden müssen über "refresh". Auch Abhilfe schaffen kann das Leeren des "Cache". Danach sollte die Fiori App aktualisiert sein und Sie können erneut beginnen, Ihre Vertreter:innen zu verwalten. |
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Beispiel: Person B vertritt Person A. Person B richtet einen weiteren Vertreter ein (Person C). Bekommt Person C damit auch die Vorgänge von Person A in die Inboxen? Das SAP System verhält sich hier unterschiedlich. Es muss zwischen "Meine Inbox" und der "XSuite Inbox" differenziert werden.
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